Tietojärjestelmän hankkiminen
Sitä saa mitä tilaa
Yritysten tilaamien strategisten tietojärjestelmien toimimattomuus maksaa suuryrityksille pahimmillaan satoja miljoonia euroja. Pienemmällekin yritykselle uuden järjestelmän toimimattomuus saattaa maksaa yrityksen kannattavuuden.
Tiedä mitä organisaatio tarvitsee
Ennen hankintaa on oltava varma siitä mitä organisaatio tarvitsee ja mitä valittavan järjestelmän hankinta vaatii omalta organisaatiolta. Hankintaprosessi on mittava tehtävä ja käyttäjien tulee osallistua järjestelmän määrittelyyn.
Kun tiedetään mitä halutaan, on huolellisesti valittava järjestelmätoimittaja. Tämä tarkoittaa tarjouspyyntöjä, tarjousten tarkastelua ja tietojärjestelmiin perehtymistä. Teknologian valitsemiseen kannattaa käyttää ulkopuolista apua, mikäli organisaation oma osaaminen ei riitä.
Tilauksen on oltava selkeä ja tarkka. Tilauksessa ja sopimuksessa rajataan mitä projektiin kuuluu ja mitä siihen ei kuulu. Selkeä rajaus vähentää epäselvyyksiä projektin aikana.
Valmisohjelmisto vai räätälöity järjestelmä
Valmisohjelmisto on ohjelmistotoimittajan toteuttama tietojärjestelmä, jota myydään vakiomuotoisena. Useissa erittäin suurissakin organisaatioissa on tehty päätös, että niihin hankitaan vain valmisohjelmistoja , eikä niitä räätälöidä. Tällä tavalla osataan arvioida tarkemmin hankinnan lopullinen hinta. Valmisohjelmiston kohdalla voidaan joutua muuttamaan omaa toimintaprosessia ja luopumaan joistakin halutuista piirteistä. Valmisohjelmistojen tarjonta on laajaa ja vaihtoehtoja on paljon. Valmisohjelmistoja kehitetään ja niitä ostaneet organisaatiot voivat päivittää järjestelmiään.
Täysin räätälöity järjestelmä määritellään alusta lähtien tukemaan omaa toimintaa. Laajan projektin kustannusten hallinta on tottumattomalta organisaatiolta vaikeaa. Määrittely vaatii osallistumista ja myös osaamista ostavalta osapuolelta.
Räätälöidyn järjestelmän etu on omien määriteltyjen prosessien mahdollisimman täydellinen toteuttaminen. Se tarjoaa mahdollisuuden toiminnan tehokkuuteen.
Myös valmisohjelmistoja voidaan räätälöidä. Se voi olla hyvä tapa hankkia järjestelmä, mutta silloin voidaan menettää mahdollisuus päivityksiin.