Miten teen tarjouspyynnön?

Tarjouspyyntö on kauppatapahtuman kirje, jolla on vakiintunut sisältönsä. Tarjouspyyntö voidaan tehdä myös suullisesti. Kirjallisessa muodossa oleva tarjouspyyntö alkaa tyypillisesti lauseella: ”Pyydämme teitä tarjoamaan.”Tarjouspyyntö tehdään muutamalle yrittäjälle, jotta saadaan selville, kuka tarjoaa asiakkaan haluamaa tuotetta tai palvelua parhaimpaan hintaan ja edullisimmin ehdoin. Muun muassa toimitusaika ja tuotteen saatavuus vaikuttavat valintaan.

Tarjouspyynnössä voi viitata tuotekuvaston tai esitteen tietoihin, jos tietää tarkkaan, mitä on haluamassa. Jos tiedossa on kuitenkin vain tarve, muttei mahdollisen tuotteen tai palvelun yksityiskohtia, asiakkaan on hyvä kuvailla tarjouspyynnössään tarpeensa mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Tällöin myyjä voi paremmin tarjota jotakin kohdennettua tuotettaan asiakkaan tarpeeseen. Tarjouspyynnön on siis oltava tarpeeksi yksityiskohtainen ja tiedottava.

Tarjouksessa on hyvä mainita: mitä halutaan ostaa, millaisia laatuvaatimukset tuotteen tai palvelun suhteen ovat, mikä on ostettavien tuotteiden määrä ja milloin tuote tai palvelu halutaan. Muut mahdolliset toiveet on myös hyvä mainita.

Tarjous ei ole sitova. Siksi sen voi allekirjoittaa yrityksen nimissä kuka tahansa asiaa hoitamaan valittu henkilö.