Tilausvahvistus on myyjän dokumentti

Asiakas ilmaisee kiinnostuksensa ja ostohalunsa tilausvaiheessa. Tilaus sitoo kaupan molempia osapuolia, niin ostajaa kuin myyjääkin. Tilauksia tehdään puhelimellla, postitse lähetettävillä lomakkeilla, faksina tai sähköstä lomaketta käyttäen. Suullisesti sovitut asiat kannattaa vahvistaa tilauksen yhteydessä. Kirjallisen dokumentin eli vahvistuksen avulla varmistetaan tilaukseen liittyvät yksityiskohdat. Tilauksenvahvistus on myyjän tekemä ja myynninvahvistus myyjän tekemä asiakirja. Myyjä vahvistaa oma-aloitteiset tilaukset ja hyväksytyt vastatarjoukset.

Tilauksenvahvistuskirje on tarjouksen ja tilauksen kaltainen. Siinä mainitaan kaikki tilakseen liittyvät yksityiskohdat, joista on sovittu aiemmin (tuotteen latu, määrä, hinta, toimitusehdot ja muut kaupan ehdot). Viitteeseen on syytä kirjoittaa niiden henkilöiden nimet, jotka ovat sopimuksen tehneet.