Voiko konsultti tehdä meille laatujärjestelmän?
Esimerkiksi ISO 9000 standardin mukainen toimintajärjestelmä voi olla kauhistus, jos yritykselle ilmoitetaan, että alihankintasuhde ei jatku ilman dokumentoitua tai ehkä jopa sertifioitua järjestelmää. Yksi mahdollinen ratkaisuajatus on, että otetaan konsultti, joka hoitaa mahdottomalta tuntuvan homman.
Konsultin mukanaan tuomat hyödyt
Monipuolinen kokemus on paras konsultin mukanaan tuoma apu. Hän on nähnyt paljon erilaisia ratkaisuja ja löytää niistä asiakkaalleen parhaan sovellustavan.
Käytännön kysymyksiä projektissa on paljon lähtien siitä minkälaisia dokumentteja järjestelmään tarvitaan ja miten niitä ylläpidetään. Vastuksia löytää myös kirjoista ja koulutuksista, mutta koulutusta on harvoin saatavissa lähipaikkakunnalta. Kouluttautumisen kustannukset tulisivat olemaan suuret.
Konsultti tuo osaamisensa suoraan yritykseen ja häneltä voi kysyä neuvoa työn kaikissa vaiheissa. Parhaimmillaan konsultti pystyy nopeuttamaan toimintajärjestelmätyötä, säästämään yrityksen rahaa ja varmistamaan, että järjestelmä tulee kunnolla tehtyä. Hyvä konsultti osaa vaatia riittävästi myös yritykseltä.
Konsulttisuhteen ongelmat
Konsulttia valittaessa on varmistettava, että hänellä on hyvät referenssit eli osoitusta monipuolisesta osaamisesta. Yksi tehokkaimmista varmistuskeinoista on ottaa yhteyttä yritykseen, johon kyseinen konsultti on aiemmin tehnyt työtä ja kysyä sieltä hänen osaamisestaan. Jos yritykseen otetaan konsultti, joka ei ole ajan tasalla, voi hän teettää huomattavasti ylimääräistä työtä ja opastaa yritystä väärille urille.
Ulkopuolinen henkilö ei voi tehdä toimintajärjestelmää alusta loppuun. Se vaatii oman yrityksen henkilökunnan jatkuvaa mukanaoloa, eikä siis välttämättä säästä aikaa, kuten alunperin haluttiin. Konsultin palkkiot voivat olla liikaa asiakasyritykselle. Osaava henkilö maksaa ja projektin lopullista hintaa voi olla vaikea arvioida, varsinkin mikäli projektin aikataulua ja laajuutta ei ole määritelty huolellisesti.
Sertifioidusta tai sertifioimattomasta järjestelmästä ei ole mitään hyötyä, mikäli se on vain toiminnasta irrallinen joukko dokumentteja. Pahimmassa tapauksessa se aiheuttaa vain sekaannusta. Sertifiointitilanteessa yrityksen oman henkilökunnan on se, jonka on ymmärrettävä toimintajärjestelmän vaatimukset.
Onneen ei ole oikotietä
Työ on tehtävä yrityksen sisällä ja opittava samalla kantapäänkin kautta mitä järjestelmän pitää pitää sisällään. Projektiin on valmistauduttava huolellisesti, varauduttava henkilökunnan työmäärään ja asetettava projektille selkeät tavoitteet, sovittava kustannusperiaatteista ja aikataulusta. Sopimus huolellisesti valitun konsultin kanssa on tehtävä ehdottomasti kirjallisena.
Oikea vastaus alkuperäiseen kysymykseen on, että konsultti ei voi tehdä koko toimintajärjestelmää tai sen dokumentointia, mutta hän voi kouluttaa, ohjata ja opastaa järjestelmän kokoamisessa.