Voiko kriisiin valmistautua?
Yrityksen kriisillä tarkoitetaan käännekohtaa, joka saattaa muuttaa tulevaisuuden suunnan paremmaksi tai huonommaksi. Kriisi voi yllättää, mutta toisinaan sen tunnusmerkkejä voi havaita jo ennakkoon. Kriisi voi syntyä äkillisesti onnettomuuden seurauksena, mutta sellaisen voi aiheuttaa myös yrityksen sisäinen eripura tai toisaalta vaikkapa kansainvälinen vaikea tilanne. Mitä varhemmin kriisin uhkan ennalta tunnistaa sen vähäisemmin vahingoin tilanteesta on mahdollista selviytyä.
Kriisi voi olla vaara mutta se voi olla myös mahdollisuus. Kriisi voi kasvattaa kielteisiä asenteita, mutta se voi olla myös uuden alku. Vaikka kriisi vaikuttaisikin olevan erittäin epätodennäköinen, on poikkeaviin tilanteisiin syytä varautua. Kriisin yli pääsee kivuttomimmin kun siihen liittyvä viestintä on etukäteen pikkupiirteitä myöten ennalta harkittu.
Nopeaa toimintaa
Kun kriisi yllättää on sen selvittämiseksikin nopeus valttia. Kriisiviestintä tarkoittaakin nopeiden ratkaisujen tekemistä voimakkaan tiedontarpeen synnyttämissä tilanteissa. Tiedottamisen keinoin julkinen keskustelu pyritään ohjaamaan yritykselle myönteiseen suuntaan. Kriisin ratkaisua nopeuttaa avoin tiedottaminen ja vuorovaikutus.
Yritykselle luotu selkeä ja johdonmukainen tiedottamisen kulttuuri auttaa myös ongelmatilanteissa. Viestintäsuunnitelmaan onkin kirjattava selkeästi ohjeet poikkeustilanteiden tiedottamisesta. Kriisin varalta jaetaan ennalta tehtävät ja vastuualueet, joita voivat olla esimerkiksi henkilökunnalle tiedottaminen sekä tarvittaessa omaisten, asiakkaiden ja tiedotusvälineiden pitäminen tilanteiden tasalla. Toisinaan saattaa tiedotustilaisuuden järjestäminen olla tarpeen.
Aloita henkilökunnasta!
Tiedottaminen aloitetaan aina omasta henkilökunnasta. Onnettomuuden sattuessa on myös omaisille kerrottava tilanteesta nopeasti. Tiedostusvälineille kerrotaan vain varmat asiat. Tarvittaessa voi apuna käyttää asiantuntijoita. Kysymyksiin on vastattava rehellisesti. Asioista on tiedotettava ennen kuin huhut saavat siivet. Ulkopuolisten mielipiteille ja arvailuille ei pidä antaa tilaa, jos uutisten tiedot eivät pidä paikkaansa, on ne viipymättä korjattava.
Julkisuutta osakseen saanut kriisi herättää keskustelua ja saattaa synnyttää yrityksen toimintaa haittaavia mielipiteitä. Toisaalta keskustelu antaa mahdollisuuksia myös uusien mielipiteiden muodostamiselle.
Kriisi voi merkitä myös myönteisyyden kasvua, sillä näkyvillä olo antaa mahdollisuuksia myös myönteisten mielikuvien kasvattamiseen. Johdonmukainen kriisiviestintä onkin ajantasaista, rehellistä ja avointa. Viestintä toimii myös kriisin jälkeen, jolloin tapahtunut vielä kerrataan samalla aktiivisesti palautetta kuunnellen.